Cahier des charges formation : exemple pour l'anglais, avec la grille d'analyse des offres

Un cahier des charges formation, exemple à l'appui, tient en huit rubriques : le contexte, les publics et leurs niveaux (A1 à C2, compétence par compétence), les objectifs par métier, les formats, la place de l'oral, l'évaluation et le reporting, les données personnelles, et les critères d'analyse des réponses avec leur pondération. Une bonne partie de ce que vous allez demander est déjà une obligation de l'organisme certifié Qualiopi : test de positionnement à l'entrée, objectifs évaluables, indicateurs de résultats avec leur mode de calcul, prévention des abandons. Demandez tout cela par écrit, dans le même format pour tous les organismes, et vous pourrez enfin comparer les offres.

Une responsable formation reçoit trois propositions pour former quarante salariés à l'anglais. La première parle d'heures de cours collectifs, la deuxième d'une plateforme avec un abonnement par licence, la troisième d'un coaching individuel. Les trois sont sérieuses. Aucune ne répond à la même question, parce que la consultation disait seulement « améliorer l'anglais des équipes ». Elle passe la semaine suivante à reconstruire, offre par offre, ce que chacune propose vraiment.

Pourquoi un cahier des charges précis change les réponses que vous recevez

Un organisme répond à ce qu'on lui demande. Si la demande tient en une ligne, chacun la remplit avec son catalogue, et vous comparez trois catalogues au lieu de trois réponses à votre besoin.

Un cahier des charges précis fait l'inverse : il impose un format commun. Chaque organisme doit dire comment il mesure le niveau de départ, ce qu'il fait pour un commercial et pour un technicien du support, comment il rend compte des progrès et où vont les données. Les écarts entre les offres deviennent visibles, et ce sont eux qui vous aident à choisir.

Une consultation vague produit des offres sérieuses que personne ne peut comparer entre elles.

Le cahier des charges formation : exemple rubrique par rubrique

Copiez les rubriques ci-dessous dans votre document et remplacez les exemples par votre situation. Chaque rubrique dit ce que vous décrivez et ce que vous demandez à l'organisme.

Contexte et besoin

Décrivez l'entreprise, les raisons de la formation et ce qui doit changer dans le travail. Par exemple : de nouveaux clients anglophones, une équipe support qui reçoit des appels en anglais, une filiale à l'étranger. Demandez à l'organisme comment il analyse le besoin avec vous : selon le référentiel national qualité, dans sa version en vigueur depuis le 1er novembre 2026, un organisme certifié « analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise ». Demandez-lui de décrire sa méthode.

Publics et niveaux

Listez les groupes : combien de personnes, quels métiers, quelles disponibilités. Pour les niveaux, utilisez le cadre européen commun de référence, qui décrit six niveaux, de A1 à C2, pour chaque compétence séparément. Demandez un niveau pour chaque compétence : un ingénieur peut lire une documentation technique sans effort et rester bloqué au téléphone.

Pour situer la différence, le cadre décrit le B1 à l'oral comme la capacité à prendre part sans préparation à une conversation sur des sujets familiers, et le B2 comme la capacité à communiquer avec un degré de spontanéité et d'aisance qui rend possible une interaction normale. Demandez aussi comment le niveau d'entrée sera mesuré : le référentiel exige des procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée.

Objectifs par métier

C'est la rubrique qui sépare une offre sur mesure d'une offre catalogue. Le référentiel demande des objectifs « opérationnels et évaluables » : écrivez-les comme des situations de travail que l'on peut observer. Deux exemples :

• Commercial grands comptes : mener en anglais un appel de découverte de trente minutes, poser les questions de qualification et reformuler le besoin du client.
• Support client : traiter un ticket par téléphone en anglais, de l'identification du problème à la confirmation de la solution, sans passer le relais à un collègue.

Pour construire ces objectifs avec les managers, suivez la méthode de notre article sur le parcours d'anglais construit par métier.

Formats et calendrier

Indiquez vos contraintes : horaires possibles, présentiel ou distanciel, sessions individuelles ou en groupe, période de formation. Laissez l'organisme proposer le mélange de formats, mais demandez-lui de justifier ce choix pour chaque public. Ne mettez pas de prix de référence ici : pour savoir ce qui fait varier le coût d'une offre, lisez notre guide sur le tarif d'une formation d'anglais en entreprise.

La place de l'oral

Si l'objectif est de parler, demandez combien de temps chaque salarié parle réellement en anglais pendant la formation, et ce qu'il fait entre deux sessions. Chaque organisme déclare son propre chiffre et explique comment il le calcule. Vous comparerez ensuite les réponses entre elles, sur la même base.

Évaluation et reporting

Demandez comment l'organisme évalue l'atteinte des objectifs, ce que le référentiel lui impose déjà, et sous quelle forme vous recevrez les résultats : fréquence, contenu, niveau de détail par salarié ou par groupe. Demandez aussi ses indicateurs de résultats : le référentiel exige qu'il les publie en précisant de manière transparente leurs modalités de calcul. Enfin, demandez ce qu'il fait pour favoriser l'engagement et prévenir les ruptures de parcours, et qui vous prévient quand un salarié décroche.

Données personnelles

Une formation à l'oral produit des données sensibles pour vos salariés : enregistrements de voix, transcriptions, évaluations. Le RGPD, à l'article 28, demande de faire appel à des sous-traitants « qui présentent des garanties suffisantes », avec un contrat qui définit l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement. Posez quatre questions :

1. Où les données sont-elles hébergées ?
2. Combien de temps les enregistrements de voix sont-ils conservés ?
3. Qui y a accès, et qui voit seulement les résultats ?
4. Que contient le contrat de sous-traitance ?

À titre d'exemple de réponse attendue, Alyx héberge les données en France, supprime les enregistrements de conversation après 30 jours, et le professeur voit le rapport, pas l'audio. C'est ce niveau de précision qu'il faut obtenir de chaque organisme.

Informations administratives

Demandez la description de l'offre telle que l'organisme la publie : prérequis, objectifs, durée, modalités pédagogiques, délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes et modalités d'évaluation. Un organisme certifié doit déjà la rendre accessible, détaillée et vérifiable.

Sur la certification, distinguez deux cas. Selon France Compétences, la certification Qualiopi est obligatoire pour accéder aux fonds publics ou mutualisés, comme ceux de l'OPCO ou du CPF. Si vous visez ce financement, elle est éliminatoire. Si vous financez sur votre budget propre, elle n'est pas une obligation légale, mais les exigences du référentiel restent une bonne liste de contrôle.

Budget, calendrier de la consultation et format de réponse

Donnez une enveloppe ou une fourchette si vous en avez une, la date limite de réponse, la date de soutenance et la date de démarrage visée. Imposez un plan de réponse qui reprend vos rubriques dans le même ordre, avec un prix détaillé ligne par ligne. C'est ce format commun qui rendra la grille utilisable.

La grille d'analyse des offres : critères et pondération

Joignez la grille au cahier des charges : les organismes savent ce qui compte pour vous, et vous évitez de changer de critères après avoir lu les offres. Notez chaque critère de 0 à 3 (0 : absent, 1 : générique, 2 : adapté, 3 : adapté et vérifiable), puis multipliez par le poids.

Les poids ci-dessous sont un exemple, pour une entreprise dont la priorité est l'oral au travail. La pondération est votre choix : changez-la selon vos enjeux.

Si vous visez un financement OPCO ou CPF, ajoutez une ligne éliminatoire avant la notation : sans certification Qualiopi, l'offre n'est pas notée.

Les questions à poser en soutenance

La soutenance sert à vérifier ce que l'offre affirme. Préparez les mêmes questions pour chaque organisme :

1. Montrez-nous un rapport réel, anonymisé, tel que nous le recevrions.
2. Comment avez-vous calculé le temps de parole par salarié indiqué dans votre offre ?
3. Que se passe-t-il, concrètement, quand un salarié manque trois sessions de suite ?
4. Qui écrit les objectifs de chaque métier, et avec qui chez nous ?
5. Qui, chez vous, peut écouter les enregistrements de voix de nos salariés ?

Une réponse qui reste générale à l'une de ces questions vous donne votre note de 1 sur le critère correspondant.

Les erreurs qui rendent les réponses incomparables

• Un objectif unique pour tout le monde. « Améliorer l'anglais » ne dit ni pour qui, ni pour quelle situation. Écrivez un objectif par métier.
• Un niveau global. Il cache l'écart entre l'écrit et l'oral, qui est souvent celui que vous voulez réduire.
• Laisser chaque organisme choisir son format de réponse. Vous passerez plus de temps à traduire les offres qu'à les comparer.
• Écrire la grille après avoir lu les offres. La présentation la plus soignée finit souvent par l'emporter sur la réponse la plus juste.
• Exiger Qualiopi sans savoir pourquoi. C'est décisif pour un financement OPCO ou CPF ; sur budget propre, c'est un critère parmi d'autres.
• Oublier les données. Les questions sur les voix enregistrées arrivent alors après la signature, quand il est tard pour les poser.

Par où commencer

Commencez par une réunion d'une heure avec deux managers : chacun décrit trois situations de travail en anglais que son équipe doit savoir mener. Vous avez la rubrique la plus importante du cahier des charges, et la base de votre grille. Écrivez ensuite les autres rubriques, joignez la grille et envoyez le tout dans le même format à chaque organisme.

Pour voir à quoi ressemble une réponse construite par métier, avec un professeur humain qui suit chaque apprenant, découvrez notre offre de formation d'anglais pour les entreprises. Voyez un plan d'étude par métier construit en direct, en 30 minutes.